Comment envoyer le devis parfait ?
Soyons clair, il n’existe pas un modèle type pour répondre correctement aux clients. Chaque demande est différente et c’est à vous de trouver ce qui fonctionne ou non pour vous. Cependant, chaque jour, nous voyons des dizaines de demandes et devis passer. Certains partenaires de Eventigo convertissent près de une demande sur deux en réservation alors que d’autres doivent en envoyer une dizaine pour obtenir une réservation. Nous avons analysé les pratiques qui fonctionnent le mieux et souhaitons partager avec vous quelques conseils pour vous aider à convertir un maximum de demandes.
1. Première chose à faire, envoyer un devis !
Cela peut sembler évident mais certains partenaires ne répondent pas aux demandes ou le font après plusieurs jours. Difficile d’être réservé sans devis… Si vous envoyez un message à la place d’un devis, vos chances d’obtenir une réservation sont également faibles. Imaginez un organisateur qui reçoit 2 devis et un message. Qui pensez-vous que l’organisateur va recontacter ? Les Partenaires qui ont envoyés le devis bien sûr.
2. Répondez rapidement
La plupart du temps la demande est envoyée à 5 prestataires. Si vous répondez dans les 24h, vous augmentez considérablement vos chances d’être réservés ! Notre objectif n’est pas d’introduire une compétition entre nos partenaires mais le temps de réponse est primordial. Si les organisateurs ne reçoivent pas rapidement un devis, ils iront voir ailleurs et personne n’en ressort gagnant.
3. Lisez la demande en détail
Prenez le temps de lire la demande en détail avant de répondre. Si vous envoyez un devis qui ne répond pas à la demande, vos chances d’être réservés sont très faibles. Vous aurez perdu du temps et l’organisateur sera frustré en pensant recevoir une réponse automatique.
4. Ne communiquez pas vos données de contact (si vous avez un compte gratuit)
Si vous n'avez pas souscrit à un abonnement, nous vous demandons de ne pas mentionner les données de contact avant la réservation :
- Ne demandez pas le numéro de téléphone à l’organisateur
- N’envoyez pas votre numéro de téléphone
- Ne le dirigez pas vers votre page Facebook, votre site web,…A la place, assurez-vous que votre Profil soit complet (vidéo, photos, audio,…) et dirigez-le vers votre page Eventigo.
- Ne l’encouragez pas à vous réservez en dehors
Notre système est basé sur la confiance. Les partenaires qui ne respectent pas ces principes sont pénalisés : messages ou devis non envoyés, moins de demandes, apparition à la fin des résultats de recherche et finalement compte bloqué/supprimé.
Si l’organisateur vous demande votre numéro avant la réservation, vous pouvez le transmettre. Pendant votre appel, mentionnez que la réservation doit être réalisée sur Eventigo et envoyez-lui un résumé de votre conversation via votre compte pour éviter tout malentendu par la suite. Comme on dit, les écrits restent !
Après réservation, vous pouvez bien sûr communiquer par téléphone. Les numéros de téléphone sont d’ailleurs affichés après réservation dans votre compte et celui de l’organisateur.
5. Soignez votre devis et personnalisez-le
Chaque demande, chaque organisateur est unique. Votre devis doit également l’être ! L’organisateur doit sentir que vous avez compris sa demande et que vous êtes un vrai Pro ! Cela ne signifie pas que vous deviez à chaque fois réécrire votre devis. Au contraire ! Prenez le temps d’écrire et d’enregistrer quelques modèles dans votre compte Eventigo. Ensuite, adaptez-le à chaque demande. Voici quelques manières simples de personnaliser vos devis :
- Adressez-vous au client par son prénom.
- Adaptez votre modèle à l’événement. Exemples : « Je serais heureux de participer à votre mariage » ou « je serais heureux de participer à vos 40 ans… »
- Affichez votre motivation : gardez un ton optimiste et festif.
- Soyez professionnel : attention à l’orthographe et évitez d’écrire en majuscule.
- Soyez humain : signez avec votre nom et pas seulement le nom de votre entreprise.
6. Ajoutez des forfaits
Après avoir ajouté votre touche personnelle, ajouter des forfaits dans votre devis est une excellente manière de mettre en avant vos services. Proposez plusieurs forfaits ! Le client pourrait avoir un budget différent en tête et voir différentes offres pourrait être bénéfique. Décrivez au mieux ce qui est inclut dans votre prix. L’organisateur ne réservera pas s’il ne sait pas exactement ce que comprend votre prix.
7. Ajoutez des photos et des pièces jointes
La plupart des organisateurs qui vous contactent n’ont pas vu votre Profil. C’est en effet nous qui vous avons alloué la demande. Ils ne vous connaissent donc pas encore ! Un bon moyen pour leur donner envie d’en savoir plus sur vos services est d’ajouter quelques photos à votre devis. Nous vous conseillons également d’ajouter des pièces jointes tel que votre menu.
8. Ajoutez vos besoins et vos conditions
Si vous avez des besoins, n’hésitez pas à le mentionner dans votre devis et/ou ajouter une pièce jointe. Exemples :
- Vous avez besoin d’équipement (scène de spectacle, cuisine,…)
- Vous devez voir la salle avant l’événement
- Vous avez besoin d’une prise pour alimenter votre food truck
- Vos conditions de paiement du solde
Si malgré ces conseils, vous n'obtenez pas de réservation, n'hésitez pas à nous téléphoner. Nous sommes là pour vous aider !
Exemple d'un bon devis
